Prowadzenie sklepu internetowego kojarzy się przede wszystkim z obsługą zamówień, marketingiem i logistyką. Wśród mniej oczywistych obowiązków znajduje się jednak BDO. Wielu przedsiębiorców dowiaduje się o nim dopiero wtedy, gdy zaczyna analizować formalności związane z wysyłką towarów albo wprowadzeniem produktów na polski rynek.
Czy każdy sklep internetowy musi mieć numer BDO? Kiedy należy złożyć wniosek i jakie obowiązki pojawiają się po rejestracji? Wyjaśniamy na przykładach.
Czym jest BDO i dlaczego dotyczy sklepów internetowych?
BDO, czyli Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami, to system, w którym przedsiębiorcy realizują określone obowiązki związane z odpadami, opakowaniami i niektórymi kategoriami produktów.
W przypadku e-commerce najczęściej chodzi o opakowania. Wysyłając zamówienie, sklep wykorzystuje przecież karton, kopertę, folię, wypełniacz czy inne materiały zabezpieczające przesyłkę. W pewnych sytuacjach przedsiębiorca staje się w ten sposób podmiotem wprowadzającym produkty w opakowaniach na rynek krajowy.
I właśnie tutaj pojawia się obowiązek rejestracji w BDO.
Kto musi zarejestrować się w BDO?
Obowiązek wpisu do BDO zależy od tego, jak działa firma, skąd pozyskuje produkty i co robi z opakowaniami. W praktyce szczególną uwagę powinny zwrócić trzy grupy przedsiębiorców.
Sklep internetowy, który sam pakuje i wysyła zamówienia
To jeden z najczęstszych przypadków.
Jeżeli kupujesz kartony, koperty, folie lub inne materiały opakowaniowe, a następnie wykorzystujesz je do pakowania towarów wysyłanych do klientów, możesz być uznany za wprowadzającego produkty w opakowaniach.
Przykład? Sklep sprzedaje akcesoria domowe. Towar trafia do magazynu, pracownik pakuje go w karton, dodaje wypełniacz i przekazuje paczkę kurierowi. W takim modelu sklep może mieć własny obowiązek rejestracji w BDO związany z opakowaniami transportowymi.
Nie ma przy tym znaczenia, czy sprzedajesz przez WooCommerce, Shopify, Allegro czy Amazon. Liczy się rzeczywisty sposób prowadzenia działalności, a nie platforma sprzedażowa.
Firma importująca produkty z zagranicy
Obowiązki mogą pojawić się również wtedy, gdy przedsiębiorca sprowadza towary z zagranicy i po raz pierwszy wprowadza je na polski rynek.
Dotyczy to między innymi importu z Chin, ale także zakupów w innych krajach, zależnie od rodzaju transakcji i roli przedsiębiorcy.
Jeżeli sprowadzasz produkty w opakowaniach, musisz sprawdzić, czy nie stajesz się podmiotem odpowiedzialnym za ich wprowadzenie do obrotu w Polsce. W przypadku importu mogą pojawić się również dodatkowe obowiązki dotyczące sprzętu elektrycznego, baterii czy innych kategorii produktów.
Sprzedawca oferujący produkty pod własną marką
Własna marka to kolejny obszar, który warto przeanalizować.
Jeżeli zlecasz produkcję towarów innemu przedsiębiorcy, a następnie sprzedajesz je pod własnym oznaczeniem, możesz być traktowany jako wprowadzający produkty w opakowaniach.
Przykładem może być sklep, który zamawia produkcję akcesoriów, kosmetyków lub tekstyliów pod własną marką. Sam fakt, że produkt fizycznie wytworzył inny podmiot, nie oznacza automatycznie, że wszystkie obowiązki środowiskowe spoczywają na producencie.
Czy każdy sklep internetowy musi mieć BDO?
Nie. Samo prowadzenie sklepu internetowego nie oznacza jeszcze automatycznie obowiązku rejestracji.
Przykładowo, sklep sprzedający wyłącznie produkty cyfrowe, takie jak e-booki czy oprogramowanie dostarczane online, co do zasady nie będzie podlegał obowiązkowi BDO z tytułu opakowań transportowych.
Inaczej może wyglądać sytuacja przedsiębiorcy sprzedającego fizyczne towary, który sam przygotowuje przesyłki, importuje produkty lub prowadzi sprzedaż pod własną marką.
Warto też pamiętać, że nie każdy przedsiębiorca musi rejestrować się w BDO jako wytwórca odpadów. Ten obowiązek zależy od rodzaju wytwarzanych odpadów i tego, czy firma jest zobowiązana do prowadzenia ich ewidencji.
Dlatego przed złożeniem wniosku warto przeanalizować rzeczywisty model działalności, zamiast zakładać, że każdy sklep powinien wypełnić identyczny formularz.
Kiedy należy zarejestrować się w BDO?
Jeżeli działalność wymaga wpisu do BDO, wniosek należy złożyć przed rozpoczęciem działalności objętej obowiązkiem rejestracji.
W przypadku sklepu internetowego może to oznaczać konieczność uzyskania wpisu jeszcze przed pierwszą wysyłką towaru w opakowaniu, jeżeli właśnie wtedy powstaje obowiązek związany z wprowadzaniem produktów w opakowaniach.
Nie warto odkładać tego na moment, gdy sklep zacznie generować większą sprzedaż. Przepisy nie przewidują ogólnego progu liczby paczek, poniżej którego przedsiębiorca automatycznie nie musi rejestrować się jako wprowadzający produkty w opakowaniach.
Jeżeli firma już prowadzi działalność wymagającą wpisu, ale go nie posiada, powinna możliwie szybko uporządkować swoją sytuację.
Jak wygląda rejestracja w BDO?
Wniosek składa się elektronicznie przez oficjalny portal BDO. Właściwym organem jest marszałek województwa, a przedsiębiorca musi wskazać zakres działalności, który rzeczywiście prowadzi.
Dla sklepu internetowego najczęściej istotny będzie dział dotyczący wprowadzających produkty w opakowaniach. Nie oznacza to jednak, że każdy sprzedawca powinien zaznaczyć identyczne pozycje. Zakres wpisu zależy od tego, czy firma importuje produkty, prowadzi własną produkcję, wprowadza określone kategorie towarów lub wytwarza odpady wymagające ewidencji.
Po uzyskaniu wpisu przedsiębiorca otrzymuje numer BDO, którym powinien posługiwać się w sytuacjach wymaganych przepisami.
BDO to nie tylko jednorazowa rejestracja
Wpis do BDO nie kończy sprawy. W zależności od zakresu działalności przedsiębiorca może być zobowiązany do prowadzenia ewidencji opakowań, przygotowania rocznego sprawozdania oraz rozliczenia wymaganych opłat.
W przypadku wprowadzania produktów w opakowaniach istotne jest przede wszystkim ustalenie, jakie opakowania firma wprowadza na rynek i w jakich ilościach.
Warto od początku zbierać informacje o wykorzystywanych materiałach. Kartony, folie, koperty i wypełniacze mogą mieć różną masę i skład, dlatego dobrze prowadzona dokumentacja znacznie ułatwia późniejsze rozliczenia.
Roczne sprawozdania dotyczące opakowań składa się co do zasady do 15 marca za poprzedni rok kalendarzowy. Zakres sprawozdania zależy od rodzaju działalności i obowiązków przedsiębiorcy.
Co grozi za brak wpisu do BDO?
Brak wymaganego wpisu może wiązać się z poważnymi konsekwencjami finansowymi.
Ustawa o odpadach przewiduje administracyjne kary pieniężne za prowadzenie działalności bez wymaganego wpisu do rejestru BDO. W określonych przypadkach kara może wynosić od 1 000 zł do nawet 1 000 000 zł.
Nie oznacza to, że każdy sklep internetowy otrzyma automatycznie maksymalną karę. Wysokość sankcji zależy od okoliczności sprawy i podstawy prawnej naruszenia. Warto jednak potraktować obowiązek poważnie, szczególnie jeśli firma od kilku lat prowadzi sprzedaż i nigdy nie analizowała kwestii BDO.
Jak sprawdzić, czy Twój sklep musi mieć BDO?
Jeżeli prowadzisz e-commerce, warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:
- Czy sprzedajesz fizyczne produkty?
- Czy samodzielnie pakujesz zamówienia w kartony, folie, koperty lub inne opakowania?
- Czy importujesz towary z zagranicy?
- Czy sprzedajesz produkty pod własną marką?
- Czy wprowadzasz na rynek sprzęt elektryczny, baterie lub inne produkty objęte dodatkowymi obowiązkami?
- Czy wytwarzasz odpady, których ewidencja wymaga wpisu do BDO?
Odpowiedzi pozwolą wstępnie określić, jakie obowiązki mogą dotyczyć Twojej firmy. Nie zastępują jednak indywidualnej analizy, ponieważ w BDO znaczenie mają szczegóły dotyczące sposobu pakowania, importu i rodzaju produktów.
BDO w e-commerce – lepiej sprawdzić wcześniej
BDO to jeden z tych obowiązków, które łatwo przeoczyć podczas uruchamiania sklepu internetowego. Przedsiębiorca skupia się na sprzedaży, reklamach i logistyce, a kwestie środowiskowe odkłada na później.
Tymczasem prawidłowe ustalenie obowiązków już na początku pozwala uniknąć problemów z rejestracją, sprawozdawczością i rozliczeniami.
W MarketMate pomagamy przedsiębiorcom działającym w e-commerce uporządkować obowiązki związane z BDO i EPR. Analizujemy model działalności, pomagamy ustalić wymagany zakres rejestracji oraz wspieramy w realizacji obowiązków sprawozdawczych.
Nie masz pewności, czy Twój sklep powinien być zarejestrowany w BDO? Warto sprawdzić to przed kolejnym okresem sprawozdawczym.